PYTANIE: W kwietniu 2026 r. pracownik otrzymał – zgodnie z postanowieniami regulaminu ZFŚS – świadczenie świąteczne dla dziecka. W maju przyznano mu dopłatę do wypoczynku. W czerwcu złożył dwa kolejne wnioski – o dofinansowanie wakacyjnego wypoczynku dziecka oraz o zapomogę związaną z długotrwałą chorobą członka rodziny. Część członków komisji socjalnej uznała, że skoro pracownik kilkukrotnie korzystał już w tym roku ze wsparcia z funduszu, kolejna pomoc nie powinna zostać przyznana. Czy mają rację?

ODPOWIEDŹ: Nie. Wcześniejsze otrzymanie jednego lub kilku świadczeń z funduszu nie może stanowić podstawy odmowy przyznania kolejnej pomocy. Każdy wniosek powinien być oceniany indywidualnie.

ZFŚS: liczba świadczeń w roku nie jest limitowana w ustawie

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych służy finansowaniu działalności socjalnej organizowanej przez pracodawcę. Ustawa o ZFŚS nie określa ani minimalnej, ani maksymalnej liczby świadczeń, które mogą zostać przyznane jednej osobie uprawnionej w ciągu roku kalendarzowego.

Oznacza to, że wcześniejsze skorzystanie z określonej formy wsparcia nie pozbawia automatycznie prawa do ubiegania się o kolejne świadczenia przewidziane w regulaminie funduszu. Pracownik może otrzymać w jednym roku różne świadczenia z ZFŚS, jeżeli spełnia warunki do ich przyznania.

W praktyce jedna osoba może korzystać z różnych form pomocy, ponieważ realizują one odmienne cele. Przykładowo pracownik może otrzymać dopłatę do wypoczynku, świadczenie dla dziecka, a następnie wystąpić o zapomogę związaną z nagłym pogorszeniem sytuacji życiowej. Wcześniejsze uzyskanie pomocy nie oznacza, że jego sytuacja socjalna nie uzasadnia przyznania kolejnego świadczenia.

Kryterium socjalne decyduje o przyznaniu świadczenia

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu należy uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Oznacza to, że pracodawca powinien każdorazowo indywidualnie oceniać wniosek, biorąc pod uwagę aktualną sytuację osoby ubiegającej się o pomoc.

Istotą działania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest bowiem łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników i ich rodzin oraz emerytów i rencistów. Pomoc powinna trafiać do osób faktycznie jej potrzebujących. Podkreślił to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331), wskazując, że:

„(…) pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (…)”.

Uwaga! Nie można przyjąć jako zasady, że wcześniejsze korzystanie z funduszu automatycznie wyłącza możliwość otrzymania kolejnej pomocy. Każdy wniosek wymaga odrębnej oceny z uwzględnieniem aktualnej sytuacji socjalnej osoby uprawnionej oraz zasad wynikających z regulaminu funduszu.

Regulamin ZFŚS może limitować konkretne świadczenia

Nie oznacza to jednak, że wcześniejsze korzystanie z funduszu pozostaje całkowicie bez znaczenia. Regulamin ZFŚS może przewidywać ograniczenia dotyczące określonych świadczeń. Przykładowo może wskazywać, że dopłata do wypoczynku przysługuje nie częściej niż raz w roku kalendarzowym albo że pożyczka mieszkaniowa może zostać udzielona dopiero po spłacie poprzedniej.

Takie ograniczenia dotyczą jednak konkretnego rodzaju świadczenia. Nie mogą prowadzić do stworzenia ogólnej zasady, zgodnie z którą osoba, która otrzymała już jakąkolwiek pomoc z funduszu, automatycznie traci możliwość ubiegania się o inne świadczenia przewidziane w regulaminie.

Ograniczone środki nie zwalniają z oceny indywidualnej

W praktyce komisje socjalne często wskazują, że środki funduszu są ograniczone, a potrzeby osób uprawnionych przewyższają możliwości finansowe pracodawcy. Okoliczność ta nie zwalnia jednak z obowiązku indywidualnego rozpatrzenia każdego wniosku. Niedopuszczalne jest stosowanie automatycznej zasady, zgodnie z którą osoba, która wcześniej otrzymała świadczenie z ZFŚS, zostaje pozbawiona możliwości ubiegania się o kolejne formy pomocy. Ograniczona wysokość środków funduszu może wpływać na wysokość przyznawanego świadczenia lub konieczność ustalenia kolejności rozpatrywania wniosków zgodnie z regulaminem, nie może jednak prowadzić do pominięcia oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

W przypadku zapomóg szczególne znaczenie ma aktualna sytuacja życiowa osoby uprawnionej. Długotrwała choroba członka rodziny, nagłe pogorszenie sytuacji materialnej czy zdarzenie losowe mogą uzasadniać przyznanie pomocy niezależnie od tego, że wcześniej w tym samym roku pracownik korzystał już z innych form wsparcia.

Co sprawdzić przed decyzją komisji socjalnej

Odmowa przyznania świadczenia nie powinna być automatyczną reakcją na fakt wcześniejszego korzystania z funduszu. Przed rozpatrzeniem kolejnego wniosku warto sprawdzić, czy regulamin przewiduje daną formę pomocy oraz czy określa ograniczenia dotyczące konkretnego świadczenia. Należy również zweryfikować, jakie kryteria socjalne mają zastosowanie w danej sytuacji oraz jakie dokumenty powinny zostać przedłożone przez osobę uprawnioną. Szczególną uwagę warto zwrócić na zasady przyznawania zapomóg oraz świadczeń związanych z wypoczynkiem dzieci, ponieważ regulaminy często przewidują w tym zakresie dodatkowe wymogi.

Autor: Magdalena Sobczak

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 25)